ERP ENTERPRISE RESOURCE PLANNER

Qué es un ERP o Entreprise Resource Planning

¿Qué significa ERP en informática?, ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, o lo que es lo mismo, planificación de recursos empresariales. Algo que traducido en términos comprensibles viene a ser un sistema, o una aplicación informática, orientada a la gestión de la información en las empresas.

Se trata de un modelo de gestión y de configuración de datos único, en el que se tiene acceso a toda la información relevante de una empresa. Información de valor económico que se emplea en la toma de decisiones a diferentes niveles.

Todo hay que decirlo, cuando nos referimos a ERP hablamos de software y de aplicaciones para usos cuyos límites son tan amplios como poco definidos. Los software ERP pueden ser programas informáticos para rutinas sencillas en una oficina, o vastos sistemas de información que comprenden un gran entramado de subprogramas y que se utilizan para reunir y relacionar en un mismo espacio de control sistemas financieros, comerciales, de compras, de ventas, publicitarios y de gestión de la fuerza laboral, entre otros.

Los modelos de programas ERP más complejos pueden reunir funcionalidades para el trabajo interno de empresas y operar en tiempo real como intranets en delegaciones de negocios localizadas en distintos países.

El origen de los ERP hay que encontrarlo en las necesidades de gestión y de planificación de sistemas de producción para las fuerzas armadas de Estados Unidos durante la Segunda Guerra Mundial. Modelos de gestión que permitieron manejar ingentes cantidades de stocks, de materiales o de personal de manera coordinada y cuya finalidad se centró en conseguir la máxima eficiencia.. y ganar la guerra. Un sistema que desde su origen militar fue evolucionando en las décadas posteriores al conflicto para adaptarse a las necesidades de gestión de las empresas privadas en todos sus ámbitos.

Utilidades de los ERP

La finalidad principal de los software ERP es colaborar en la administración de empresas, independientemente de su tamaño, de su tipo y del sector al que pertenezca. Controlando  los stocks y los inventarios, así como cada uno de los flujos de trabajo. Con los ERP se obtiene un mayor control de las actividades de la empresa, al tiempo que se produce un ahorro de costes.

Es más sencillo y eficaz rellenar un simple formulario electrónico que, una vez enviado, llegue a toda la empresa, que seguir el proceso tradicional, remitir circulares en papel o por correo electrónico para que lleguen a los responsables que deberán implementar las iniciativas apuntadas en las órdenes. Algo que como se ve resulta, cuando menos, laborioso, un software ERP facilita la automatización de procesos.

Y es que una única aplicación, permite poner en contacto a todos los departamentos de la organización. Modificar datos, hacer consultas y generar todo tipo de informes son tareas que se pueden completar rápidamente desde cualquier punto de acceso a la red de comunicaciones de cualquier firma.

Sin embargo, para ser más exactos, hay que referirse también de dos tipos de ERP, los de tipo general y los especializados. A los ERP de tipo generalista se les conoce como ‘horizontales’ y, por su configuración, sirven y se pueden adaptar a cualquier empresa.

Los ERP especializados ofrecen soluciones para distintos sectores. Para el de la distribución, para el sanitario, para los medios audiovisuales o para el sector inmobiliario o de la construcción, sólo por citar algunos ejemplos.

Modularidad de los ERP

Los ERP son sistemas de gestión de empresas modulares. Sus partes constitutivas son independientes. Se pueden organizar a medida para acoger la estructura de los departamentos que forman una empresa. Los módulos más comunes y repetidos son los de finanzas, los de compras, ventas, logística, recursos humanos y CRM.

Los de finanzas atienden el control de tesorería, los medios de financiación, las inversiones o la contabilidad. Los módulos de compras son competentes en  la gestión de proveedores y demás. Las ventas cruzan datos sobre lo vendido, las partidas que se han expedido, los precios de venta y los márgenes comerciales.

El módulo de logística tiene que ver con la gestión de almacenes, de los stocks, de los sistemas de transportes operados con informaciones cruzadas. Los módulos de recursos humanos manejan los datos sobre personal, nóminas, atribuciones de horas extras, categorías de los trabajadores y un largo etcétera.

Por último, los módulos CRM, que también traducido del inglés significa ‘sistema de gestión de relaciones con los clientes’, ofrece datos actualizados de las informaciones concernientes a los usuarios, por ejemplo, con esos módulos se gestionan las referencias de contratos de servicios.

En función del tamaño de las empresas, se pueden ir sumando módulos ERP que ayuden a optimizar la gestión con nuevas y más completas funcionalidades. Módulos como los de marketing, producción, gestión documental, business intelligence o producción, también entre muchos otros.

Lenguajes

Los programas ERP se comercializan con lenguajes que no se pueden modificar, a diferencia de las funciones, lo que hacen los programas, que sí son totalmente configurables. Es lo que se conoce como distribución bajo el concepto de ‘caja negra’.

Este modelo de configuración obliga a solicitar a las empresas que los comercializan que se añadan funcionalidades para adaptarlos a usos específicos. En la mayor parte de los casos, esta disponibilidad queda encuadrada en la letra de los contratos de implantación de los ERP. Se trata de un modelo que resulta siempre más económico que de desarrollar aplicaciones propias exclusivas.

La elección de un ERP para empresa se ha de guiar por el nivel de especialización que integra la aplicación, por el tamaño de la firma, especialmente su volumen comercial y sus trabajadores, y, algo importante, ha de considerarse la escalabilidad de las actividades de la empresa. Un ERP debe encajar el crecimiento previsible futuro.

Un elemento de valoración más es el nivel de seguridad de las aplicaciones cuando se refiere a actividades y empresas que operan en sectores que son especialmente sensibles como el de la energía y el de la producción de bienes de interés estratégico.

Un recurso muy extendido es el de instruir a empleados de la propia empresa para formarlos como técnicos del ERP que se pretende implantar en el futuro inmediato. Estos trabajadores serán los encargados de servir de apoyo técnico a la introducción de recursos ERP que toda una garantía de eficiencia para cualquier trabajo o interacción coordinada en el seno de la empresa. Ésa es la apuesta ganadora de los ERP.