Programas ECM o Software para gestión de contenidos empresariales (Enterprise Content Management)
Seguro que, si tienes un negocio propio o, al menos, estás al tanto de todo lo que rodea al mundo empresarial, has escuchado hablar en más de una ocasión de los programas ECM. En concreto, este acrónimo sirve para representar las siglas en inglés de ‘Enterprise Content Managemente’, es decir, ‘Gestión de Contenido Empresarial’. Sin embargo, ¿sabes qué son realmente? Si no es así, sigue leyendo pues vamos a aclarártelo rápidamente.
¿Qué es un software ECM?
La Gestión de Contenido Empresarial puede entenderse, fundamentalmente, como la forma de organizar y almacenar todos aquellos documentos que tienen que ver con el funcionamiento de una organización y de sus procesos. Evidentemente, este es el motivo por el que, en su interior, se pueden incluir métodos, herramientas y estrategias que guarden cualquier tipo de relación con la manera de operar del negocio en sí mismo. En la página de R2 Docuo encontraréis el siguiente un vídeo explicativo que resume muy bién para qué sirve y qué hace un software ECM de gestión de contenidos empresariales. Son programas de gestión documental con capacidades ampliadas esencialmente con un workflow para la organización de procesos de trabajo relacionados con la gestión de los archivos.
Los programas ECM surgieron en torno al año 2005 y, como es obvio, han evolucionado al compás que ha marcado el desarrollo de las empresas, de su funcionamiento y de los hábitos de consumo de los clientes, que son, finalmente, los que marcan el devenir de cualquier negocio.
Por ello, hoy en día, se entiende por ‘software’ ECM el conjunto de herramientas, métodos y estrategias destinadas a gestionar la información en cualquier ámbito de la empresa y sin importar el formato en el que se presenta, si bien es cierto que, hoy en día, la mayor parte de ella viene en archivos electrónicos, bases de datos, correos electrónicos, etc. De hecho, en los últimos tiempos, también abarca la conversión de los tradicional a lo digital. Este proceso recibe el nombre de digitalización.
Además, a todo ello hay que añadir también la gestión del contenido web. Y es que, en estos momentos, tener presencia en Internet se ha convertido en requisito ‘sine qua non’ para el éxito de cualquier empresa. También abarca la gestión de los flujos de trabajo, los sistemas de colaboración entre equipos y la gestión de archivos de trabajo.
¿Cómo se presentan los programas ECM?
Los programas ECM suelen estar compuestos por una serie de herramientas integradas en un todo que, de forma separada, tratan de gestionar cada procedimiento. Esto facilita que todos los usuarios puedan tener acceso a la totalidad de la información abarcada por el programa.
Por su parte, acostumbran a ser instalados de tres formas diferentes en función de las necesidades de cada empresa. En concreto, son estas:
- ‘Software on-premise’. Son aquellos que se instala en red local de ordenadores de la compañía, por lo que solo sus usuarios y trabajadores tienen acceso a ella.
- SaaS o ‘software’ como servicio. En este caso, al EMC se accede a través de Internet ya que la información se guarda en un sistema online elaborado por los propios desarroladores del programa.
- ‘Softwares’ híbridos. Evidentemente, se trata del camino intermedio. En este sentido, una parte del programa se instala en la red local de ordenadores de la empresa, mientras que la otra es exclusiva de acceso web.
Solo nos queda apuntar que la instalación de un ‘software’ ECM conlleva la preparación de la empresa en todos los sentidos para cambiar su forma de operar. Esto abarca, por un lado, sus procesos, estructura y cultura de trabajo y, por otro, a los propios empleados, que necesitan de la formación suficiente como para desempeñar sus tareas de un modo nuevo y más eficiente.
Con este artículo esperamos haber resuelto la consulta a qué es un ECM y para qué sirven.
