Hasta hace algunas décadas, gestionar la documentación de una empresa exigía, entre otras cosas, disponer de espacio físico suficiente para acumular una gran cantidad de documentos. Hoy en día y gracias al desarrollo de la digitalización, los negocios pueden prescindir del formato papel y tener toda su información bien organizada y perfectamente accesible a través de un software de gestión documental.
Toda la documentación en un único programa
El concepto de Document Management System (Sistema de gestión documental), engloba todos aquellos programas de ordenador que sirven como herramienta para organizar la información de una empresa mediante el diseño de bases de datos.
La principal ventaja del uso de este tipo de software es que la documentación no solo se ordena como un registro de categorías sino que el usuario dispone de la información detallada gracias a un proceso previo de digitalización de los documentos en formato papel.
Esto va a permitir que todos los usuarios autorizados tengan acceso a esa información y puedan disponer de su contenido para informarse o realizar modificaciones sobre este (que también irán quedando registradas en el sistema), ahorrando tiempo y mejorando el rendimiento de los flujos de trabajo de la empresa.
Elementos y características del software de gestión documental
Cada modelo de negocio tiene unas necesidades específicas para llevar un control sobre su facturación, su inventario, su personal o sus clientes. El tipo de información que se maneja a diario en base a estas características es el que va a determinar cuáles son los requisitos que debe cumplir el software de gestión documental.
Pero con independencia de estas particularidades, lo cierto es que hay una serie de rasgos comunes en todo este tipo de programas. Entre algunos de los componentes y características más destacadas estarían las siguientes:
- Indexación: es el registro ordenado de los documentos a través de una identificación única que servirá para recuperarlos de manera rápida cuando sea necesario.
- Metadatos: el registro de cada documento que ingresa en el sistema se completa con información adicional (palabras clave, fecha de almacenamiento, nombre del usuario que efectuó el registro, extractos del propio contenido…) de manera que al realizar búsquedas sea más sencillo acceder al documento en cuestión.
- Recuperación: es la parte del proceso más importante una vez que el sistema de gestión documental ya se encuentra en marcha. El usuario debe disponer de un método rápido e intuitivo que le permita llegar hasta los documentos potencialmente relevantes en relación a la búsqueda que está realizando. La recuperación se puede efectuar a través de índices básicos o mediante la introducción de campos complejos que afinen el valor de los resultados obtenidos.
- Colaboración: uno de los aspectos más interesante en el uso de programas de gestión documental es la posibilidad de que más de un usuario tenga acceso a la información que este almacena. En cualquier caso, la colaboración está limitada por requisitos de seguridad y de distribución para garantizar que los documentos no son alterados de manera irregular y pueden circular a través de los diferentes departamentos o niveles de organización de la empresa sin verse afectados.
Aparte de estas características que son la base de cualquier software para la gestión documental de un negocio, los sistemas que habitualmente utilizan las empresas incorporan mejoras avanzadas en función de sus necesidades específicas como pueden ser el control de las versiones que se van realizando, la integración con otro tipo de aplicaciones, la validación de los datos escaneados o las herramientas para una publicación segura y con garantías de la información con la que se está trabajando.
¿Cuál es el software de gestión documental que más te conviene?
Elegir un programa para gestionar la información de una empresa no es una decisión que se deba tomar sin realizar un análisis previo acerca de cuáles son las necesidades del negocio y cómo funciona en su día a día.
El sector de actividad es fundamental a la hora de determinar cuál es el software de gestión documental que se quiere implementar, pero no hay que obviar otros aspectos relevantes como son el sistema operativo que estén utilizando los ordenadores de la empresa, el tamaño de esta o los conocimientos previos de los trabajadores y su grado de familiarización con los formatos y programas que se quieran emplear. En el proceso de decisión es probable que las comparativas del portal G2 Crowd te ayuden a elegir, tienes más información sobre esta comparativa en nuestro artículo mejor software de gestión documental.
La variedad de software documental que existe en el mercado es muy amplia, pero también lo son las diferencias entre el potencial y las prestaciones que ofrece cada uno de estos programas. Entre algunos de los más populares se encuentran Nuxeo, R2 Docuo, Alfresco o Athento, pero son Athento y R2Docuo los 2 programas de gestión documental más populares en los países de habla hispana, en el mercado anglosajón la cosa cambia. Todos ellos permiten realizar funciones básicas como compartir documentos, gestionar grupos de usuarios o llevar un historial con los accesos y las modificaciones realizadas, pero las diferencias empiezan a manifestarse en cuestiones más específicas como el modo de subir información al gestor, la firma digital o la integración con otro tipo de sistemas, desde Google Docs hasta las redes sociales.
