Mejor software de gestión documental 2018 – Comparativa ECM G2 Crowd

Hasta hace no demasiado tiempo, al hablar acerca de software ECM para Pymes, muchos ponían cara de extrañeza, hasta ahora este tipo de programas eran conocidos como programas de gestión documental, pero han evolucionado y ahora disponen de muchas funcionalidades integradas que van más allá de la gestión documental.  Sin embargo, hoy en día, se han convertido en herramientas indispensables para multitud de empresas.

Toca entonces hablar de la comparativa de software ECM (Gestión Documental) que acaba de publicar la plataforma de comparativas G2 Crowd. Ese portal cuenta con una peculiaridad a la hora de efectuar sus comparativas, utiliza las valoraciones de múltiples usuarios que han probado los software incorporados en la comparativa.

¿Por qué nos apoyamos en G2 Crowd para hacer esta comparativa de software ECM de gestión documental?

Para que te hagas una idea, este medio recibe, mensualmente del orden de 380.000 opiniones verificadas de usuarios, a partir de las cuales han elaborado el ranking al que estamos haciendo referencia. Su objetivo es el de facilitar el proceso de toma de decisiones de compra a quienes lo siguen. En estos momentos, esta cifra es de más de un millón.

El público objetivo principal de G2 Crowd está compuesto por inversores, analistas y profesionales que buscan un lugar en Internet en el que comparar sus diferentes opciones respecto al producto que desean comprar con el objetivo de seleccionar el mejor programa. Todos ellos, para verter opiniones fiables y verificadas, deben entregar la factura de la licencia adquirida y autentificarse mediante su perfil en LinkedIn.

¿Cuál es el mejor software ECM para gestión documental del 2018?

En el primer trimestre de 2018, según G2 Crowd, parece que quien se debe llevar el título de mejor software ECM de gestión documental es R2 Docuo.

Software R2 Docuo

Ha sido el ECM mejor valorado en la plataforma G2 Crowd teniendo en cuenta la cuadrícula Primavera 2018 que el pasado 28 de marzo dicha compañía hizo pública, se encuentra liderando el ranking de programas de este tipo.

¿Qué valoraciones ha obtenido R2 Docuo en G2 Crowd?

Las calificaciones de R2 Docuo dentro del estudio efectuado por G2 Crowd en base a las opiniones de sus clientes son realmente excelentes. En concreto, ocupa el primer puesto en el Top 20 de valoraciones reales de usuarios para pymes. También ostenta el segundo en el Top 16 de facilidad de uso.

Para poder verificar estos resultados, la plataforma nos brinda la posibilidad de comparar R2 Docuo con el resto de sus competidores. Esto es de gran ayuda a la hora de ver en qué destaca respecto a ellos. Aquí puedes encontrar algunas de las más interesantes:

R2 Docuo frente a Confluence

R2 Docuo frente a Alfresco

R2 Docuo frente a Docuware

R2 Docuo frente a DocuShare

R2 Docuo frente a opentext

¿Por qué lidera R2 Docuo el ranking de programas ECM?

¿Es realmente este el mejor ‘software’ de gestión documental? Podemos decir que son muchas las razones por las que R2 Docuo ha logrado alcanzar el escalón más alto dentro del ranking de G2 Crowd. En primer lugar, brinda la posibilidad de guardar los archivos en la nube de forma totalmente segura según lo dictado en la Ley Orgánica de Protección de Datos. También permite compartir archivos desde la propia página web de la compañía mediante la creación de enlaces seguros de descarga directa.

A todo esto hay que añadir, además, que permite controlar eficazmente los flujos de trabajo de manera completamente visual. Por su parte, en términos de gestión documental, favorece la sencilla organización de los documentos por categorías y es compatible con las plantillas de Microsoft Office y con diversos programas de firma electrónica en PDF. También usa metadatos, sistemas de control de versiones y plataformas de creación automática de documentos y correos electrónicos.

Llegados a este punto, a la hora de determinar cuál es el mejor ‘software’ ECM, no cabe duda de que R2 Docuo, como mínimo, merece una mención especial. Y es que se trata de un programa de estas características específicamente diseñado para profesionales y emprendedores capaz de agilizar enormemente las tareas que se llevan a cabo en cualquier negocio. Solo así es posible explicar los altos puestos que ocupa en los rankings de G2 Crowd.

Software ECM (Enterprise Content Management)

Programas ECM o Software para gestión de contenidos empresariales (Enterprise Content Management)

Seguro que, si tienes un negocio propio o, al menos, estás al tanto de todo lo que rodea al mundo empresarial, has escuchado hablar en más de una ocasión de los programas ECM. En concreto, este acrónimo sirve para representar las siglas en inglés de ‘Enterprise Content Managemente’, es decir, ‘Gestión de Contenido Empresarial’. Sin embargo, ¿sabes qué son realmente? Si no es así, sigue leyendo pues vamos a aclarártelo rápidamente.

¿Qué es un ‘software’ ECM?

La Gestión de Contenido Empresarial puede entenderse, fundamentalmente, como la forma de organizar y almacenar todos aquellos documentos que tienen que ver con el funcionamiento de una organización y de sus procesos. Evidentemente, este es el motivo por el que, en su interior, se pueden incluir métodos, herramientas y estrategias que guarden cualquier tipo de relación con la manera de operar del negocio en sí mismo. En la página de R2 Docuo encontraréis el siguiente un vídeo explicativo que resume muy bién para qué sirve y qué hace un software ECM de gestión de contenidos empresariales.

Los programas ECM surgieron en torno al año 2005 y, como es obvio, han evolucionado al compás que ha marcado el desarrollo de las empresas, de su funcionamiento y de los hábitos de consumo de los clientes, que son, finalmente, los que marcan el devenir de cualquier negocio.

Por ello, hoy en día, se entiende por ‘software’ ECM el conjunto de herramientas, métodos y estrategias destinadas a gestionar la información en cualquier ámbito de la empresa y sin importar el formato en el que se presenta, si bien es cierto que, hoy en día, la mayor parte de ella viene en archivos electrónicos, bases de datos, correos electrónicos, etc. De hecho, en los últimos tiempos, también abarca la conversión de los tradicional a lo digital. Este proceso recibe el nombre de digitalización.

Además, a todo ello hay que añadir también la gestión del contenido web. Y es que, en estos momentos, tener presencia en Internet se ha convertido en requisito ‘sine qua non’ para el éxito de cualquier empresa. También abarca la gestión de los flujos de trabajo, los sistemas de colaboración entre equipos y la gestión de archivos de trabajo.

¿Cómo se presentan los programas ECM?

Los programas ECM suelen estar compuestos por una serie de herramientas integradas en un todo que, de forma separada, tratan de gestionar cada procedimiento. Esto facilita que todos los usuarios puedan tener acceso a la totalidad de la información abarcada por el programa.

Por su parte, acostumbran a ser instalados de tres formas diferentes en función de las necesidades de cada empresa. En concreto, son estas:

  1. ‘Software on-premise’. Son aquellos que se instala en red local de ordenadores de la compañía, por lo que solo sus usuarios y trabajadores tienen acceso a ella.
  2. SaaS o ‘software’ como servicio. En este caso, al EMC se accede a través de Internet ya que la información se guarda en un sistema online elaborado por los propios desarroladores del programa.
  3. ‘Softwares’ híbridos. Evidentemente, se trata del camino intermedio. En este sentido, una parte del programa se instala en la red local de ordenadores de la empresa, mientras que la otra es exclusiva de acceso web.

Solo nos queda apuntar que la instalación de un ‘software’ ECM conlleva la preparación de la empresa en todos los sentidos para cambiar su forma de operar. Esto abarca, por un lado, sus procesos, estructura y cultura de trabajo y, por otro, a los propios empleados, que necesitan de la formación suficiente como para desempeñar sus tareas de un modo nuevo y más eficiente.

Qué es un software de gestión documental

Hasta hace algunas décadas, gestionar la documentación de una empresa exigía, entre otras cosas, disponer de espacio físico suficiente para acumular una gran cantidad de documentos. Hoy en día y gracias al desarrollo de la digitalización, los negocios pueden prescindir del formato papel y tener toda su información bien organizada y perfectamente accesible a través de un software de gestión documental. Continúa leyendo Qué es un software de gestión documental

Qué es un ERP o Entreprise Resource Planning

¿Qué significa ERP en informática?, ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, o lo que es lo mismo, planificación de recursos empresariales. Algo que traducido en términos comprensibles viene a ser un sistema, o una aplicación informática, orientada a la gestión de la información en las empresas.

Se trata de un modelo de gestión y de configuración de datos único, en el que se tiene acceso a toda la información relevante de una empresa. Información de valor económico que se emplea en la toma de decisiones a diferentes niveles. Continúa leyendo Qué es un ERP o Entreprise Resource Planning

Competencias informáticas e informacionales

Qué son las competencias informáticas e informacionales

Las competencias informáticas e informacionales son conceptos con cierta relación entre sí. De hecho, la Red de Bibliotecas Universitarias Españolas, más conocida bajo las siglas REBIUN, estableció el término CI2 para identificarlas en su conjunto y hacer referencia a la integración que mantienen en las nuevas titulaciones universitarias de nuestro país. Sin embargo, no son sinónimos. Aquí vamos a ver las diferencias existentes entre ambos. Continúa leyendo Competencias informáticas e informacionales