Captura de documentos
Capturar documentos no es otra cosa que subir un documento en papel a un medio electrónico, un ordenador, un sistema de tratamiento de textos o un fax avanzado. Sin embargo, en muchos casos, para completar la gestión del documento es preciso realizar algunas tareas manuales. Demasiadas.
Operaciones que no vienen a resolver mucho en un centro de trabajo en el que las tareas se superponen unas a otras. Tareas manuales que se traducen también en gastos de tiempo y en una dedicación de los empleados que podían atender otras cuestiones más productivas. La solución para resolver estos cuellos de botella pasa por utilizar un sistema de gestión documental inteligente.
Pero ¿cómo?, ¿cómo trabaja una aplicación de este tipo?. Para empezar, decir que sus soluciones operativas reproducen la actividad humana. Tome nota. Pueden digitalizar los documentos, tanto desde una ubicación geográfica como desde diferentes puntos.
Y lo hace capturando la serie completa de documentos que vienen adjuntos, ya sean faxes o correos electrónicos. Tampoco el número de documentos es un problema, puede digitalizarse un único documento, o, si se corresponde con una carpeta que contenga ficheros, también puede realizar digitalizaciones masivas.
Los documentos se pueden separar en lotes siguiendo un patrón prefijado, los datos que se han escaneado juntos están en las mismas carpetas, pero al mismo tiempo se podrán archivar y extraer como documentos individualizados.
Flujos de trabajo
El sistema es capaz de reconocer entre diferentes categorías y tipologías de documentos para ser archivados en ubicaciones prefijadas, y, lo que es más importante, quedan a la disposición de las rutinas que permiten crear flujos de trabajo organizados según un patrón.
Se extraen datos de manera automática y se los documentos se archivan sobre la base de metadatos para que también estén disponibles para otras aplicaciones que los demanden.
La automatización de los procesos no impide que, en un momento de la cadena de acciones del flujo de trabajo, no se pueda intervenir manualmente para corregir los datos erróneos si se han producido fallos en la extracción de la información.
Se trata de fallos en su mayor parte producidos por una mala práctica de los operadores de sistemas de gestión documental inteligentes, porque este tipo de aplicaciones dan porcentajes de archivados correctos cercanos al 100%. Y es que utilizan una base para establecer conexiones entre documentos que sigue el modelo neuronal en lo que es una rama puntera de la inteligencia artificial.
Por otro lado, en esta gestión avanzada de la información se clasifican los documentos a partir de un procesamiento del lenguaje natural humano, mediante análisis de colores y con el uso de la tecnología OCR, todo con la ayuda de un paso previo básico, la creación de formularios de extracción de campos, que son los que crearán las pautas en cada gestión documental. Con ellos, podrá configurar la actividad de la captura de datos según sus intereses en cada momento.
Este tipo de aplicaciones incluso facilita diferentes tipos de modelos de extracción de datos en función del tipo de documento del que se trate. Unos se basan en aplicaciones PNL, otros analizan los textos, otros más usan OCR en zona, otros emplean fórmulas semánticas o adaptan plantillas predeterminadas.
Sin embargo, la verdadera potencia de estos sistemas de gestión documental inteligente hay que encontrarla en la capacidad de estos recursos para compartir sus datos con sistemas externos, bien como metadatos, bien como datos con los que implementar otras aplicaciones ya instaladas en un nivel administrativo.
Viendo los detalles del funcionamiento de estos sistemas, ¿cómo cree que incidiría en la productividad diaria de su empresa?. Piénselo.
