Competencias informáticas e informacionales

Qué son las competencias informáticas e informacionales

Las competencias informáticas e informacionales son conceptos con cierta relación entre sí. De hecho, la Red de Bibliotecas Universitarias Españolas, más conocida bajo las siglas REBIUN, estableció el término CI2 para identificarlas en su conjunto y hacer referencia a la integración que mantienen en las nuevas titulaciones universitarias de nuestro país. Sin embargo, no son sinónimos. Aquí vamos a ver las diferencias existentes entre ambos.

Las competencias informáticas e informacionales en el marco de las TIC

Pero, antes de nada, con el propósito de entender mejor los dos conceptos que vamos a diferenciar a continuación, queremos explicar qué papel juegan en las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), es decir, en ese conjunto de redes, servicios, dispositivos y programas informáticos con los que estamos familiarizados y que nos sirven para mantenernos al día con inmediatez de todo lo que sucede en el mundo. Y es que, gracias a ellas, somos capaces de acceder a cualquier dato que precisemos allá donde estemos.

Hay que decir, además, que las TIC engloban, en sí mismas, dos conceptos diferentes pero también relacionadas. Por un lado, están las Tecnologías de la Comunicación, que son la televisión, la radio, la telefonía y, en definitiva, cualquier medio convencional. Por otro están las Tecnologías de la Información, que son aquellas que se caracterizan por la digitalización de los datos y su expresión a través de la electrónica.

¿Qué se entiende por competencias informáticas?

Por competencias informáticas se entiende todo el conjunto de habilidades, conocimientos, conductas y disposiciones que tienen como fin capacitar a las personas, ya sean estudiantes o no, para comprender cómo funcionan las TIC. También les ayudan a entender cómo se pueden y se deben utilizar a la hora de alcanzar un objetivo determinado y en qué situaciones pueden ser útiles.

En el caso de los alumnos, la finalidad de la adquisición de competencias informáticas supone la posibilidad de trabajar de forma autónoma y de ser competentes a la hora de gestionar la información que tienen a su alcance en Internet o en cualquier otro medio. Para ello, saber desenvolverse con un ordenador, con su ‘software’ y con una red es indispensable. Esta es la razón por la que reciben este nombre.

¿Qué se entiende por competencias informacionales?

Las competencias informacionales pueden definirse como el conjunto de habilidades, conocimientos, conductas y disposiciones orientadas a capacitar a las personas para reconocer dónde localizar la información, cuándo necesitan hacer uso de ella, cómo determinar su idoneidad y cuál es la forma adecuada de usarla a tenor de las problemáticas que se les plantean.

En estos momentos, las competencias informacionales son tan indispensables para la vida diaria como para el entorno laboral, por lo que formar a los alumnos en ellas es indispensable. Cuando estos adquieren los conocimientos suficientes, son perfectamente capaces de buscar la información que necesitan para desarrollar sus tareas para, posteriormente, analizarla y seleccionarla de forma adecuada y eficiente. Una vez hecho, pueden proceder a organizarla y estructurarla para, por último, usarla y comunicarla a un destinatario de forma legal y ética con el propósito de construir conocimiento.

En definitiva, las competencias informáticas e informacionales son básicas en el entorno cotidiano, en el estudiantil y en el laboral. Por ello, no resulta extraño que, hoy en día, tanto universidades como centros laborales estén esforzándose tanto para conseguir que sus alumnos o empleados sean capaces de dominarlas y automatizarlas. Solo así es posible alcanzar el máximo grado de eficiencia en este mundo plenamente interconectado en el que vivimos.

Qué es EDUROAM

No cabe duda de que, hoy en día, el acceso a Internet es indispensable tanto en el área personal como en el profesional y académico. Respecto a este último, desde hace unos años hemos asistido a la irrupción de Eduroam, un servicio mundial de movilidad segura que, prácticamente, garantiza la conexión a la red a toda la comunidad investigadora y estudiantil.

¿Qué es exactamente Eduroam?

Eduroam es un concepto que nace a partir de la contracción de los términos procedentes del inglés ‘education’ y ‘roaming’. Como ya hemos comentado, se trata de un servicio mundial de movilidad segura que promueve el acceso a Internet libre y gratuito de toda la comunidad académica y de investigación. De hecho, su lema es ‘abre tu portátil y estarás conectado’.

Este sistema permite que estudiantes, profesores, investigadores y demás personal que forma parte del mundo académico puedan acceder a Internet cómodamente desde sus propios ordenadores. Esto se lleva a cabo, fundamentalmente, a través de la creación de campus virtuales. De hecho, hoy en día, cualquier universidad de nuestro país y, en general, del resto de Europa, posee el suyo propio. Otras instituciones adjuntas también cuentan con uno.

El servicio Eduroam fue creado por la Red Española de Interconexión de los Recursos Informáticos de los centros de investigación y las universidades, más dentro del entorno académico como RedIRIS. De hecho, esta fundación es la encargada de proveer del servicio a todos los centros e instituciones en nuestro país, así como de garantizar la conectividad entre todos los campus para que los usuarios no tengan que reconfigurar continuamente sus dispositivos para acceder a Internet.

La RedIRIS fue creada en el año 1988 como parte del Plan Nacional de I+D desarrollado por el Ministerio de Educación y Ciencia del momento y con la colaboración especial de Telefónica y Fundesco. Poco tiempo después nacería el proyecto Eduroam y su adaptación española Eduroam ES, si bien es cierto que su avance ha sido pausado y paulatino debido a la necesidad de avances en infraestructuras.

El éxito del sistema Eduroam

La clave del éxito de Eduroam radica en el hecho de que ha conseguido establecer un servicio de movilidad respecto al acceso a Internet y a los entornos de trabajo en base a unas políticas de uso comunes. De hecho, para poder usarlo y formar parte del proyecto, es necesario cumplir una serie de requisitos y contar con determinadas especificaciones técnicas.

Esto se traduce en que cualquier usuario habilitado, ya sea alumno, profesor o investigador, pueda acceder a Internet desde otra universidad diferente a la suya tanto dentro como fuera de España. De hecho, gracias a la iniciativa Eduroam Internacional, la cual es operada por TERENA y otras redes académicas europeas en base a la financiación aportada por GEANT 3, el concepto de movilidad comentado se traslada al resto de Europa y más allá. En este sentido, recientemente se han tendido puentes con Eduroam US, Eduroam APAN (Pacífico y Asia) y Eduroam Canadá.

En resumen, Eduroam ha conseguido lo que, hasta hace muy poco tiempo, parecía imposible. Nos referimos, como es evidente, a la creación de un espacio de trabajo compartido y con pleno acceso a Internet y a cualquier recurso que se pueda imaginar con la finalidad de facilitar el trabajo tanto a alumnos como a investigadores y al personal docente. Esto ha logrado, además de todo lo ya comentado, que las colaboraciones entre universidades, ya sea a nivel nacional o internacional, sean cada vez más habituales. Al fin y al cabo, de lo que se trata es de expandir el conocimiento.

Qué es un software de gestión documental

Hasta hace algunas décadas, gestionar la documentación de una empresa exigía, entre otras cosas, disponer de espacio físico suficiente para acumular una gran cantidad de documentos. Hoy en día y gracias al desarrollo de la digitalización, los negocios pueden prescindir del formato papel y tener toda su información bien organizada y perfectamente accesible a través de un software de gestión documental.

Toda la documentación en un único programa

El concepto de Document Management System (Sistema de gestión documental), engloba todos aquellos programas de ordenador que sirven como herramienta para organizar la información de una empresa mediante el diseño de bases de datos.

La principal ventaja del uso de este tipo de software es que la documentación no solo se ordena como un registro de categorías sino que el usuario dispone de la información detallada gracias a un proceso previo de digitalización de los documentos en formato papel.

Esto va a permitir que todos los usuarios autorizados tengan acceso a esa información y puedan disponer de su contenido para informarse o realizar modificaciones sobre este (que también irán quedando registradas en el sistema), ahorrando tiempo y mejorando el rendimiento de los flujos de trabajo de la empresa.

Elementos y características del software de gestión documental

Cada modelo de negocio tiene unas necesidades específicas para llevar un control sobre su facturación, su inventario, su personal o sus clientes. El tipo de información que se maneja a diario en base a estas características es el que va a determinar cuáles son los requisitos que debe cumplir el software de gestión documental.

Pero con independencia de estas particularidades, lo cierto es que hay una serie de rasgos comunes en todo este tipo de programas. Entre algunos de los componentes y características más destacadas estarían las siguientes:

  • Indexación: es el registro ordenado de los documentos a través de una identificación única que servirá para recuperarlos de manera rápida cuando sea necesario.
  • Metadatos: el registro de cada documento que ingresa en el sistema se completa con información adicional (palabras clave, fecha de almacenamiento, nombre del usuario que efectuó el registro, extractos del propio contenido…) de manera que al realizar búsquedas sea más sencillo acceder al documento en cuestión.
  • Recuperación: es la parte del proceso más importante una vez que el sistema de gestión documental ya se encuentra en marcha. El usuario debe disponer de un método rápido e intuitivo que le permita llegar hasta los documentos potencialmente relevantes en relación a la búsqueda que está realizando. La recuperación se puede efectuar a través de índices básicos o mediante la introducción de campos complejos que afinen el valor de los resultados obtenidos.
  • Colaboración: uno de los aspectos más interesante en el uso de programas de gestión documental es la posibilidad de que más de un usuario tenga acceso a la información que este almacena. En cualquier caso, la colaboración está limitada por requisitos de seguridad y de distribución para garantizar que los documentos no son alterados de manera irregular y pueden circular a través de los diferentes departamentos o niveles de organización de la empresa sin verse afectados.

Aparte de estas características que son la base de cualquier software para la gestión documental de un negocio, los sistemas que habitualmente utilizan las empresas incorporan mejoras avanzadas en función de sus necesidades específicas como pueden ser el control de las versiones que se van realizando, la integración con otro tipo de aplicaciones, la validación de los datos escaneados o las herramientas para una publicación segura y con garantías de la información con la que se está trabajando.

¿Cuál es el software de gestión documental que más te conviene?

Elegir un programa para gestionar la información de una empresa no es una decisión que se deba tomar sin realizar un análisis previo acerca de cuáles son las necesidades del negocio y cómo funciona en su día a día.

El sector de actividad es fundamental a la hora de determinar cuál es el software de gestión documental que se quiere implementar, pero no hay que obviar otros aspectos relevantes como son el sistema operativo que estén utilizando los ordenadores de la empresa, el tamaño de esta o los conocimientos previos de los trabajadores y su grado de familiarización con los formatos y programas que se quieran emplear.

La variedad de software documental que existe en el mercado es muy amplia, pero también lo son las diferencias entre el potencial y las prestaciones que ofrece cada uno de estos programas. Entre algunos de los más populares se encuentran Nuxeo, R2 Docuo, Alfresco o Athento, pero son Athento y R2Docuo los 2 programas más populares en los países de habla hispana, en el mercado anglosajón la cosa cambia. Todos ellos permiten realizar funciones básicas como compartir documentos, gestionar grupos de usuarios o llevar un historial con los accesos y las modificaciones realizadas, pero las diferencias empiezan a manifestarse en cuestiones más específicas como el modo de subir información al gestor, la firma digital o la integración con otro tipo de sistemas, desde Google Docs hasta las redes sociales.

Qué es un ERP o Entreprise Resource Planning

ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, o lo que es lo mismo, planificación de recursos empresariales. Algo que traducido en términos comprensibles viene a ser un sistema, o una aplicación informática, orientada a la gestión de la información en las empresas.

Se trata de un modelo de gestión y de configuración de datos único, en el que se tiene acceso a toda la información relevante de una empresa. Información de valor económico que se emplea en la toma de decisiones a diferentes niveles.

Todo hay que decirlo, cuando nos referimos a ERP hablamos de aplicaciones para usos cuyos límites son tan amplios como poco definidos. Los ERP pueden ser aplicaciones para rutinas sencillas en una oficina, o vastos sistemas de información que comprenden un gran entramado de subprogramas y que se utilizan para reunir y relacionar en un mismo espacio de control sistemas financieros, comerciales, de compras, de ventas, publicitarios y de gestión de la fuerza laboral, entre otros.

Los modelos de ERP más complejos pueden reunir funcionalidades para el trabajo interno de empresas y operar en tiempo real como intranets en delegaciones de negocios localizadas en distintos países.

El origen de los ERP hay que encontrarlo en las necesidades de gestión y de planificación de sistemas de producción para las fuerzas armadas de Estados Unidos durante la Segunda Guerra Mundial.

Modelos de gestión que permitieron manejar ingentes cantidades de stocks, de materiales o de personal de manera coordinada y cuya finalidad se centró en conseguir la máxima eficiencia.. y ganar la guerra. Un sistema que desde su origen militar fue evolucionando en las décadas posteriores al conflicto para adaptarse a las necesidades de gestión de las empresas privadas en todos sus ámbitos.

Utilidades de los ERP

La finalidad principal de los ERP es colaborar en la administración de empresas, independientemente de su tamaño, de su tipo y del sector al que pertenezca. Controlando  los stocks y los inventarios, así como cada uno de los flujos de trabajo. Con los ERP se obtiene un mayor control de las actividades de la empresa, al tiempo que se produce un ahorro de costes.

Es más sencillo y eficaz rellenar un simple formulario electrónico que, una vez enviado, llegue a toda la empresa, que seguir el proceso tradicional, remitir circulares en papel o por correo electrónico para que lleguen a los responsables que deberán implementar las iniciativas apuntadas en las órdenes. Algo que como se ve resulta, cuando menos, laborioso.

Y es que una única aplicación, permite poner en contacto a todos los departamentos de la organización. Modificar datos, hacer consultas y generar todo tipo de informes son tareas que se pueden completar rápidamente desde cualquier punto de acceso a la red de comunicaciones de cualquier firma.

Sin embargo, para ser más exactos, hay que referirse también de dos tipos de ERP, los de tipo general y los especializados. A los ERP de tipo generalista se les conoce como ‘horizontales’ y, por su configuración, sirven y se pueden adaptar a cualquier empresa.

Los ERP especializados ofrecen soluciones para distintos sectores. Para el de la distribución, para el sanitario, para los medios audiovisuales o para el sector inmobiliario o de la construcción, sólo por citar algunos ejemplos.

Modularidad de los ERP

Los ERP son sistemas de gestión de empresas modulares. Sus partes constitutivas son independientes. Se pueden organizar a medida para acoger la estructura de los departamentos que forman una empresa. Los módulos más comunes y repetidos son los de finanzas, los de compras, ventas, logística, recursos humanos y CRM.

Los de finanzas atienden el control de tesorería, los medios de financiación, las inversiones o la contabilidad. Los módulos de compras son competentes en  la gestión de proveedores y demás. Las ventas cruzan datos sobre lo vendido, las partidas que se han expedido, los precios de venta y los márgenes comerciales.

El módulo de logística tiene que ver con la gestión de almacenes, de los stocks, de los sistemas de transportes operados con informaciones cruzadas. Los módulos de recursos humanos manejan los datos sobre personal, nóminas, atribuciones de horas extras, categorías de los trabajadores y un largo etcétera.

Por último, los módulos CRM, que también traducido del inglés significa ‘sistema de gestión de relaciones con los clientes’, ofrece datos actualizados de las informaciones concernientes a los usuarios, por ejemplo, con esos módulos se gestionan las referencias de contratos de servicios.

En función del tamaño de las empresas, se pueden ir sumando módulos ERP que ayuden a optimizar la gestión con nuevas y más completas funcionalidades. Módulos como los de marketing, producción, gestión documental, business intelligence o producción, también entre muchos otros.

Lenguajes

Los programas ERP se comercializan con lenguajes que no se pueden modificar, a diferencia de las funciones, lo que hacen los programas, que sí son totalmente configurables. Es lo que se conoce como distribución bajo el concepto de ‘caja negra’.

Este modelo de configuración obliga a solicitar a las empresas que los comercializan que se añadan funcionalidades para adaptarlos a usos específicos. En la mayor parte de los casos, esta disponibilidad queda encuadrada en la letra de los contratos de implantación de los ERP. Se trata de un modelo que resulta siempre más económico que de desarrollar aplicaciones propias exclusivas.

La elección de un ERP para empresa se ha de guiar por el nivel de especialización que integra la aplicación, por el tamaño de la firma, especialmente su volumen comercial y sus trabajadores, y, algo importante, ha de considerarse la escalabilidad de las actividades de la empresa. Un ERP debe encajar el crecimiento previsible futuro.

Un elemento de valoración más es el nivel de seguridad de las aplicaciones cuando se refiere a actividades y empresas que operan en sectores que son especialmente sensibles como el de la energía y el de la producción de bienes de interés estratégico.

Un recurso muy extendido es el de instruir a empleados de la propia empresa para formarlos como técnicos del ERP que se pretende implantar en el futuro inmediato. Estos trabajadores serán los encargados de servir de apoyo técnico a la introducción de recursos ERP que toda una garantía de eficiencia para cualquier trabajo o interacción coordinada en el seno de la empresa. Ésa es la apuesta ganadora de los ERP.